Hiện nay việc nộp đơn tuyển dụng văn thư là một trong những vị trí được tuyển dụng được phổ biến trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn đang loay hoay và chưa đưa ra quyết định, Vieclamgiaoduc sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên văn thư - lưu trữ, mức lương và quy định trong bài viết này.

I. Nhân viên văn thư là nghề gì?

Nhân viên văn thư là người có trách nhiệm quản lý và lưu trữ các hồ sơ, văn bản của doanh nghiệp. Họ cũng có nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động văn phòng, đảm bảo việc lưu thông thông tin trong tổ chức diễn ra thuận lợi.

II. Mô tả công việc của một nhân viên văn thư

1. Thực hiện quản lý và lưu trữ hồ sơ, văn bản

Công việc chính khi tuyển dụng văn thư là quản lý và lưu trữ các hồ sơ, văn bản của doanh nghiệp bao gồm việc sắp xếp, phân loại và lưu trữ các tài liệu theo một hệ thống nhất định để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng khi cần thiết. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư cũng có nhiệm vụ đảm bảo tính bảo mật của các thông tin này.

2. Quản lý tài sản doanh nghiệp

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên văn thư là quản lý tài sản của doanh nghiệp. Ngoài việc quản lý tài sản hiện có, nhân viên văn thư cũng có nhiệm vụ theo dõi và báo cáo về việc mua sắm và tiêu hủy tài sản mới cho doanh nghiệp.

3. Quản lý hồ sơ nhân sự

Sau khi ứng viên đã được tiếp nhận, văn thư có nhiệm vụ thu thập và lưu trữ các hồ sơ nhân viên, bảo đảm tính chính xác và bảo mật của các thông tin liên quan đến nhân viên. Nó giúp doanh nghiệp có được một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả và đáng tin cậy.

4. Thực hiện nhiệm vụ lễ tân nếu cần thiết

Trong một số trường hợp ở các công ty nhỏ và vừa, nhân viên văn thư thực hiện các công việc lễ tân cho doanh nghiệp như tiếp đón khách hàng, hướng dẫn họ đến nơi làm việc, cung cấp thông tin cần thiết và giải đáp các thắc mắc của khách hàng.

III. Mặt bằng lương của nhân viên văn thư

Có một số quy định chung về mức lương của tuyển dụng văn thư được áp dụng trong các doanh nghiệp tùy thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau.

Công thức: Mức lương cơ bản = Hệ số lương cơ bản x Lương cơ bản của cấp bậc III.

1. Quy định về lương nhân viên văn thư - lưu trữ thuộc viên chức

Hiện tại, bảng lương cơ bản của công chức được áp dụng từ ngày 1/7/2023 như sau:

Ví dụ: nếu nhân viên văn thư - lưu trữ đang giữ cấp bậc III, hệ số lương cơ bản của họ sẽ là 2.62.

2. Mức lương nhân viên văn thư - lưu trữ ngoài nhà nước

Theo thống kê của trang tuyển dụng Jobsgo.vn, mức lương trung bình của tuyển dụng văn thư - lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân dao động từ 7-10 triệu đồng/tháng.
Trong trường hợp này, mức lương của nhân viên văn thư - lưu trữ sẽ được thỏa thuận giữa nhân viên và doanh nghiệp.

IV. Các cơ quan - đoàn thể thường tuyển dụng văn thư

Các cơ quan thuộc nhà nước

Các cơ quan thuộc nhà nước thường tuyển dụng văn thư để đảm nhận các công việc liên quan đến lưu trữ và quản lý tài liệu. Mức lương của tuyển dụng văn thư trong cơ quan nhà nước thường sẽ được quy định theo mã ngạch công chức và được điều chỉnh hàng năm theo quy định của pháp luật.

Các cơ quan - doanh nghiệp - công ty ngoài nhà nước

Mức lương của nhân viên văn thư ngoài nhà nước sẽ được thỏa thuận trực tiếp giữa nhân viên và nhà tuyển dụng, không có sự điều chỉnh theo mã ngạch công chức như trong cơ quan nhà nước.

V. Yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho công việc Nhân viên văn thư

Theo thông tư số 2/2021/TT-BNV, các ngạch văn thư lưu trữ sẽ được chia thành 3 bậc tương ứng với các tiêu chuẩn năng lực khác nhau.

• Văn thư viên chính Mã số: 02.006
• Văn thư viên Mã số: 02.007
• Văn thư viên trung cấp Mã số: 02.008

1. Với công việc văn thư lưu trữ trong cơ quan nhà nước

Dựa vào quy định hiện tại, để trở thành nhân viên văn thư lưu trữ trong cơ quan nhà nước, bạn cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Nền kiến thức cơ bản về lập tài liệu và lưu trữ.
• Thành thạo máy tính và các phần mềm văn phòng.
• Giao tiếp và mở rộng mối quan hệ tốt.
• Tổ chức và quản lý thời gian tốt.
• Linh hoạt giải quyết vấn đề và xử lý tình huống.

2. Với công việc nhân viên văn thư ngoài nhà nước

Ngoài các kỹ năng mềm như sự tỉ mỉ, cẩn thận, trung thực cũng rất quan trọng đối với công việc văn thư với các yếu tố về:

a. Yêu cầu bằng cấp - trình độ

Bằng cấp và trình độ khi tuyển dụng văn thư cũng được quan tâm như đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc các ngành có liên quan. Điều này để chắc chắn rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để làm việc.

b. Kỹ năng chuyên môn

Các ứng viên cần có kiến thức về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu. Bạn cần biết cách phân loại, sắp xếp và lưu trữ tài liệu một cách khoa học và hiệu quả.

c. Kỹ năng sắp xếp

Sử dụng hiệu quả kỹ năng quản lý, cách phân loại và đánh số các tài liệu để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Ngoài ra, kỹ năng sắp xếp còn giúp nhân viên văn thư có thể làm việc hiệu quả và nhanh chóng.

d. Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

Tuyển dụng văn thư phải có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể liên lạc và làm việc với các đối tác trong và ngoài cơ quan. Bạn cũng cần xử lý các công việc văn phòng như viết thư, báo cáo, biên bản và sử dụng các phần mềm văn phòng.

e. Kỹ năng tin học văn phòng

Các phần mềm văn phòng như Microsoft Word, Excel, PowerPoint để xử lý và lưu trữ các tài liệu một cách chuyên nghiệp. Bạn cũng nên tìm hiểu về các thao tác cơ bản và hay dùng để tránh bị bỡ ngỡ.

VI. Cơ hội thăng tiến của nghề Nhân viên văn thư - lưu trữ

Các nhân viên văn thư có thể thăng tiến lên các vị trí quản lý hoặc chuyên gia trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Ngoài ra, họ cũng có thể chuyển sang các lĩnh vực khác như quản lý tài liệu điện tử, quản lý dữ liệu hoặc trở thành giảng viên đào tạo về văn thư, lưu trữ.

Tuyển dụng văn thư là nguồn lực nòng cốt cho sự duy trì và phát triển của doanh nghiệp, do đó quá trình chọn lựa và tuyển chọn kỹ càng để tìm ra những ứng viên phù hợp. Đây quả là một ngành nghề hấp dẫn và đáng để các bạn lựa chọn. Chúc bạn may mắn!