Cách trả lời thư mời phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Nhận được thư mời phỏng vấn từ công ty yêu thích là một tin vui lớn cho bạn sau nhiều nỗ lực. Để xác nhận sự tham gia của mình, hãy gửi email trả lời ngay khi đã liên lạc với nhà tuyển dụng qua điện thoại. Đồng thời, bạn cũng nên tận dụng email này để hỏi các thông tin cần thiết để chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn. Vậy, cách trả lời thư mời phỏng vấn nên viết như thế nào? Hãy khám phá ngay cùng Việc Làm Giáo Dục nhé!

Tại sao việc chỉn chu khi viết email xác nhận tham gia phỏng vấn lại quan trọng?

Email xác nhận tham gia phỏng vấn là một bước quan trọng trong quá trình tìm kiếm việc làm. Bạn cần phải chú ý đến những điều sau để tạo ra một email xác nhận ấn tượng và chuyên nghiệp.

Đầu tiên đó là thể hiện sự tôn trọng và sự chuyên nghiệp đối với nhà tuyển dụng. Bạn nên biết cách trả lời thư mời phỏng vấn cẩn thận và chính xác, tránh sai sót về chính tả, ngữ pháp hay định dạng. Điều này cho thấy bạn có khả năng giao tiếp tốt và quan tâm đến công việc của mình.

Tiếp theo, mẫu mail xác nhận nên truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác. Bạn nên sử dụng ngôn ngữ mạch lạc và dễ hiểu, nêu rõ các thông tin cần thiết như thời gian, địa điểm, người liên hệ hay yêu cầu đặc biệt nếu có. Điều này sẽ đảm bảo rằng thông điệp của bạn được nhận và hiểu đúng, không gây nhầm lẫn hay bỏ sót cho người nhận.

Cuối cùng, sẽ tạo ấn tượng mạnh và tích cực với nhà tuyển dụng. Một email xác nhận chỉn chu cho thấy bạn có thái độ nghiêm túc và tỉ mỉ trong công việc. Điều đó sẽ tăng cơ hội thành công của bạn trong quá trình tuyển dụng.

Đối với ứng viên ứng tuyển vào các vị trí liên quan đến lĩnh vực giáo dục (việc làm giáo viên tiếng anh, trợ giảng,giảng dạy…), các bạn có thể tham khảo những bí quyết chuẩn bị trước khi phỏng vấn để nhanh chóng chinh phục được nhà tuyển dụng.

 

Khi nào bạn nên trả lời thư xác nhận phỏng vấn xin việc?

Để thể hiện sự chuyên nghiệp và nhiệt tình, bạn nên biết cách trả lời thư mời phỏng vấn ngay khi biết được lịch hẹn (thông qua điện thoại hoặc email) từ nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, có một trường hợp đặc biệt: Nếu người quản lý tuyển dụng báo cho bạn biết họ sẽ gửi email xác nhận sau, bạn không cần gửi email trước. Bạn chỉ cần chờ email của họ đến.

Nếu trong vòng một hoặc hai ngày bạn vẫn chưa nhận được email xác nhận, bạn nên liên lạc lại với người quản lý tuyển dụng để xác minh. Khi bạn nhận được email xác nhận từ nhà tuyển dụng, bạn chỉ cần trả lời ngắn gọn rằng bạn rất vui và biết ơn vì được phỏng vấn.

 

Hướng dẫn chi tiết cách trả lời thư mời phỏng vấn đơn giản, lịch sự

Cách viết tiêu đề cho email trả lời thư mời phỏng vấn

Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, vì vậy bạn cần chọn một tiêu đề rõ ràng, cụ thể và hấp dẫn. Tiêu đề nên nói lên mục tiêu của email, ví dụ như xác nhận thời gian, địa điểm hoặc yêu cầu phỏng vấn. 

Khi áp dụng cách trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cũng nên bổ sung họ tên của mình vào tiêu đề để nhà tuyển dụng có thể nhận ra bạn trong số các ứng viên khác. Điều này sẽ giúp email của bạn được chú ý hơn khi được chuyển đến người có quyền quyết định hoặc người sẽ làm việc cùng bạn trong tương lai.

 

Chọn “Reply all” (trả lời tất cả) khi viết email xác nhận phỏng vấn

Để đảm bảo sự minh bạch và tôn trọng với các đồng nghiệp tương lai trong công ty, bạn nên thông tin cho họ về quyết định của mình khi nhận được thư mời phỏng vấn. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến các chỉ dẫn trong thư và gửi phản hồi đến địa chỉ được yêu cầu. Đây là cách để thể hiện sự nghiêm túc, chuyên nghiệp và tôn trọng quy trình của nhà tuyển dụng.

Thêm tên họ của bạn vào dòng tiêu đề email xác nhận phỏng vấn

Trong cách trả lời thư mời phỏng vấn, để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận ra email của bạn trong số hàng loạt ứng viên, hãy bổ sung tên mình vào tiêu đề email nhận được nếu không có sẵn. Bạn có thể tuân theo cấu trúc sau: tên công việc xác nhận phỏng vấn – tên của bạn. Điều này sẽ tăng khả năng email của bạn được chú ý và chuyển tiếp đến người quyết định hoặc sếp tương lai.

Lời chào và lời cảm ơn trong email xác nhận phỏng vấn

Khi nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, bạn nên dùng Dear Ms. hoặc Dear Mr. kết hợp với họ tên của người gửi thư nếu là tiếng Anh, hoặc Anh/chị kèm theo tên nếu là tiếng Việt để chào hỏi. 

Đây là cách lịch thiệp và tôn trọng với những người bạn chưa quen biết. Bạn cũng nên bày tỏ lời cảm ơn vì đã được mời phỏng vấn và cho biết mong muốn được tìm hiểu thêm về vị trí ứng tuyển.

Ví dụ: 

Kính gửi [tên đơn vị tuyển dụng],

Xin gửi lời cảm ơn chân thành vì đã cho tôi cơ hội được phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí công việc].

Lý do viết thư

Sau khi gửi lời chào đến người quản lý tuyển dụng — hoặc ai đó trong nhóm tuyển dụng đang liên hệ với bạn — hãy nêu rõ mục đích của email xác nhận phỏng vấn này. Dù người nhận có thể biết được mục đích từ dòng chủ đề, nhưng đây là cách trả lời thư mời phỏng vấn lịch sự và trình bày rõ ràng để bắt đầu email bằng cách làm sáng tỏ.

Ví dụ: 

Email này để xác nhận lịch hẹn phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí công việc] vào ngày [thời gian phỏng vấn].

Thời gian phỏng vấn 

Khi nhà tuyển dụng cho bạn nhiều sự lựa chọn về thời gian phỏng vấn, hãy quyết định ngày và giờ phù hợp nhất với bạn. Bạn nên chọn thời gian vào buổi sáng, tránh thứ 2 và thứ 6 để tránh bị mất tập trung. Khi nhà tuyển dụng không đưa ra thời gian rõ ràng, hãy gợi ý một hoặc hai khung giờ mà bạn cảm thấy thoải mái nhất khi xác nhận lịch phỏng vấn.

Hỏi về các thông tin liên quan cần thiết 

Trong email mời phỏng vấn, bạn sẽ nhận được những thông tin quan trọng về buổi phỏng vấn, bao gồm: tên và chức danh của người liên hệ; vị trí công việc và mô tả nhiệm vụ; hình thức phỏng vấn; danh tính và vai trò của người phỏng vấn bạn; thời điểm và địa chỉ phỏng vấn cũng như các hướng dẫn khác (ví dụ: cách di chuyển, yêu cầu về hồ sơ, trang phục…). Nếu email không đầy đủ các thông tin này, bạn nên hỏi rõ trong thư xác nhận phỏng vấn để chuẩn bị tốt nhất cho buổi gặp gỡ. Điều này rất quan trọng cho thành công của bạn.

Ngoài ra, trong cách trả lời thư mời phỏng vấn bạn cũng nên hỏi xem có cần mang theo bất kỳ tài liệu nào khác khi đi phỏng vấn hay không. Bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bằng cách mang theo các sản phẩm, bài báo, báo cáo… liên quan đến công việc. Bạn nên mang theo những tài liệu này ngay cả khi nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu CV của bạn.

Ví dụ: 

“Tôi cũng muốn hỏi anh/chị một số thông tin để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn:

• Anh/chị có thể cho tôi biết ai sẽ phỏng vấn tôi và vai trò của họ trong công ty không?
• Buổi phỏng vấn sẽ kéo dài khoảng bao lâu và có bao gồm các bài kiểm tra hay thực hành nào không?
• Anh/chị có mong muốn tôi mang theo bất kỳ tài liệu nào khác ngoài CV của tôi không? Ví dụ: giấy chứng nhận, giấy khai sinh, bản sao CMND…
• Anh/chị có thể cho tôi biết địa chỉ chính xác của văn phòng và cách di chuyển đến đó không?

Tôi xin chân thành cảm ơn anh/chị đã giúp đỡ. Tôi rất háo hức được gặp anh/chị vào ngày mai.”

Kết thư

Phần kết thúc của thư xác nhận phỏng vấn nên thể hiện về việc sẽ xuất hiện đúng giờ và chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn. Đồng thời, cần bày tỏ lòng biết ơn vì sự quan tâm và sẵn lòng tham gia cuộc phỏng vấn. Ngoài ra, trong cách trả lời thư mời phỏng vấn hãy bày tỏ lời chúc tốt và mong muốn gặp gỡ ứng viên trong cuộc phỏng vấn.

Ví dụ:

Lời cuối cùng, tôi/em xin trân thành cảm ơn quý công ty đã tạo cơ hội cho em được tham gia buổi phỏng vấn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Tên và thông tin liên lạc của bạn

Để thuận tiện cho công ty tuyển dụng liên hệ với bạn, hãy để lại email và số điện thoại ở cuối thư. Ngoài ra, nên bổ sung thêm các thông tin liên lạc khác mà bạn biết công ty quan tâm. 

Những điều cần tránh trong cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt

Bạn đã biết cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt để nhanh chóng có cơ hội gặp mặt nhà tuyển dụng và để lại dấu ấn tốt sau khi đọc những lời khuyên ở trên. Tuy nhiên, cũng cần tránh một số sai lầm thường gặp khi làm việc này, bao gồm những điều sau đây. 

Thứ nhất, hãy gửi thư ngay khi có thể. Nếu được, bạn nên gửi email trong vòng 24-48 giờ. Bạn không cần phải theo dõi email thường xuyên, nhưng đừng để nhà tuyển dụng phải chờ quá lâu. 

Thứ hai, hãy đề xuất ít nhất một thời điểm bạn có thể phỏng vấn nếu nhà tuyển dụng không đưa ra. Đây là cách để bạn chứng tỏ sự chủ động và kỹ năng giao tiếp tốt của mình. Vì vậy, hãy đưa ra nhiều lựa chọn thời gian để giúp nhà tuyển dụng dễ dàng lên lịch phỏng vấn. 

Cuối cùng, trong cách trả lời thư mời phỏng vấn hãy luôn kiểm tra kỹ email của bạn. Một lỗi đánh máy hoặc chính tả trong email sẽ không khiến bạn mất cơ hội phỏng vấn nhưng sẽ làm giảm điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy kiểm tra email của bạn để loại bỏ các lỗi không cần thiết trước khi gửi. Bạn có thể đọc từ trên xuống và từ dưới lên. Đó là một mẹo hay giúp bạn phát hiện ra nhiều lỗi hơn trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn.

Khi bạn ứng tuyển vào vị trí giáo viên, sự tỉ mỉ và cẩn trọng luôn là hai yếu tố được nêu cao hàng đầu. Hãy chắc chắn kiểm tra thật kỹ email trước khi gửi, cũng như tham khảo top những câu hỏi phỏng vấn giáo viên thường gặp và cách trả lời nhé.

Một số cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn ngắn gọn 

Mẫu trả lời mail xác nhận phỏng vấn hay

Một mẫu cho cách trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt như sau:

[Tên] – Tên vị trí ứng tuyển – Xác nhận phỏng vấn

Kính gửi [Tên],

Em/tôi rất vui và biết ơn khi nhận được [cuộc gọi/email] của anh/chị/bạn mời em/tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [vị trí công việc] tại [công ty].

Em/tôi xin xác nhận rằng em/tôi sẽ có mặt đúng [thời gian], tại [địa điểm] để phỏng vấn. Em/tôi cũng mong muốn biết thêm về các yêu cầu và mong đợi của anh/chị/bạn đối với ứng viên, cũng như bất kỳ thông tin nào khác mà em/tôi cần chuẩn bị trước khi đến.

Em/tôi rất hào hứng và mong chờ được trao đổi với anh/chị/bạn về vai trò của vị trí này, cũng như cách thức em/tôi có thể áp dụng các kỹ năng và kinh nghiệm của mình để góp phần vào sự thành công của [công ty]. Em/tôi tin rằng với nền tảng làm việc trong [lĩnh vực công việc phù hợp nhất cho vị trí này], em/tôi sẽ là một ứng viên tiềm năng.

Nếu anh/chị/bạn cần bất cứ tài liệu hay thông tin gì khác từ em/tôi trước cuộc phỏng vấn, xin vui lòng liên hệ lại.

Trân trọng,

[Tên]

Mẫu trả lời thư mời phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh

Một mẫu trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh có thể được viết như sau:

[Name], [Job]

Dear Mr./Ms./Mx.

I thank you for considering me for the position. I’m looking forward to learning more about how I can use my skills and experience to support your company’s goals.

I’m delighted to meet you at your office. I’ll come prepared with a copy of my resume and some references for you. Please let me know if there is anything else you would like me to prepare.

If you have any changes in your schedule, please feel free to contact me using the information below and we can arrange another time.

Sincerely,

[Your name]

Trước khi đi phỏng vấn, các bạn ứng tuyển vào vị trí giáo viên đừng quên mang theo hồ sơ xin việc giáo viên để lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng nhé.

Như vậy, bạn đã khám phá những bí quyết trong cách trả lời thư mời phỏng vấn xin việc ấn tượng và chuyên nghiệp. Chúng tôi mong rằng những chia sẻ và gợi ý trên sẽ giúp bạn dễ dàng chinh phục nhà tuyển dụng và giành được vị trí mong muốn. Chúc bạn may mắn và thành công!

Tác giả