Các loại giấy tờ và tài liệu cần thiết chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn xin việc là chủ đề được nhiều ứng viên quan tâm, dù là nhân sự mới ra trường hay đã có nhiều kinh nghiệm làm việc thì cũng nên có 1 check-list cần lưu ý. Trong bài viết này, Vieclamgiaoduc sẽ hướng dẫn chi tiết nên chuẩn bị các loại tài liệu gì và làm sao để nó hiệu quả nhất, góp tăng cơ hội trúng tuyển.
Check-List tài liệu cần có trong hồ sơ khi đi phỏng vấn – Nguồn ảnh: pxhere
Nội Dung Bài Viết
I. Đối với ứng viên mới ra trường
Trường hợp những ứng viên mới ra trường, hồ sơ phỏng vấn sẽ bao gồm những giấy tờ và chứng chỉ liên quan đến bằng cấp và kinh nghiệm học tập của họ. Dưới đây là những thông tin chi tiết về những giấy tờ cần chuẩn bị.
Bảng điểm, bằng cấp liên quan đến vị trí ứng tuyển
Trong hồ sơ phỏng vấn, bảng điểm và bằng cấp là hai giấy tờ quan trọng nhất để chứng minh khả năng học tập của bạn. Vì vậy, bắt buộc phải có bản gốc hoặc bản sao công chứng của bảng điểm và bằng cấp liên quan đến vị trí ứng tuyển mà bạn mong muốn.
Chứng chỉ, giấy khen (nếu có)
- Chứng chỉ ngoại ngữ, tin học hoặc các kỹ năng mềm khác.
- Giấy khen khuyến khích học tập, nghiên cứu khoa học, hoạt động xã hội.
Nếu bạn đã có các chứng chỉ hoặc giấy khen liên quan đến ngành nghề hoặc kỹ năng đặc biệt, sẽ là một điểm cộng trong hồ sơ phỏng vấn của bạn đấy. Các giấy tờ liên quan không những nói lên các kỹ năng của bạn mà còn thể hiện sự chịu khó, cầu tiến vượt bậc của bạn.
CV và thư xin việc
CV (sơ yếu lý lịch) và thư xin việc là hai tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ phỏng vấn của bạn. CV sẽ giúp cho nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về thông tin cá nhân và kinh nghiệm của bạn, trong khi thư xin việc sẽ giúp bạn giới thiệu bản thân và lý do tại sao bạn muốn ứng tuyển vào vị trí đó.
Thẻ sinh viên, CMND, hộ khẩu
Trong một số tình huống, bạn là sinh viên muốn tìm công việc part-time, việc mang theo thẻ sinh viên hay CMND và hộ khẩu sẽ giúp chứng minh danh tính và thông tin cá nhân của bạn. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng có thể xác minh những thông tin trong CV là sự thật và không khai gian dối.
Sổ học bạ THPT (nếu yêu cầu)
Đối với một số vị trí ở các công ty lớn, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn mang theo sổ học bạ THPT để kiểm tra kết quả học tập của bạn từ trước đến nay. Chứng tỏ một điều rằng nhà tuyển dụng khá coi trọng bằng cấp cũng như nền tảng cơ bản của bạn với một ngành nghề nào đó.
II. Đối với ứng viên có kinh nghiệm
Nếu bạn đã có kinh nghiệm làm việc, hồ sơ phỏng vấn của bạn sẽ phải bao gồm nhiều giấy tờ hơn so với những ứng viên mới ra trường. bạn có thể tham khảo những giấy tờ cần thiết trong trường hợp này:
Giấy tờ tùy thân: CMND, hộ khẩu, sổ hộ khẩu
Giống như đối với những ứng viên mới ra trường, giấy tờ tùy thân cũng rất quan trọng trong hồ sơ phỏng vấn của bạn. Có thể nói rằng đây là một vật bất ly thân của ứng viên với mọi cuộc phỏng vấn nào.
Bằng cấp, chứng chỉ liên quan đến công việc
Trong hồ sơ phỏng vấn, các bằng cấp liên quan đến công việc bạn ứng tuyển còn tăng giá trị năng lực của bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Các bằng cấp và chứng chỉ liên quan đến công việc mà bạn đã có như:
- Bằng cấp, chứng chỉ đào tạo.
- Chứng chỉ ngoại ngữ, tin học.
- Các chứng chỉ liên quan đến công việc ứng tuyển.
Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan cũ
Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn cung cấp giấy xác nhận của công ty cũ trong đơn tuyển dụng. Nếu bạn đã từng làm việc ở một công ty khác trước đó, giấy xác nhận chuẩn bị sẵn sàng trong sơ yếu lý lịch và có xác nhận của cơ quan cũ để chứng minh kinh nghiệm làm việc của bạn. Ngoài ra, xác nhận của cơ quan cũ còn giúp nhà tuyển dụng chắc chắn bạn đã thôi việc và có thể đi làm full-time ngay nếu công ty cần gấp.
CV và thư xin việc
Tương tự như đối với những ứng viên mới ra trường, CV và thư xin việc cũng là hai tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ phỏng vấn của bạn. Nhưng tránh nhầm lẫn nộp CV đã cũ, một lời khuyên chân thành đó là bạn nên cẩn thận kiểm tra lại các update mới nhất về kinh nghiệm của bạn trước khi nộp cho nhà tuyển dụng
Các bằng khen, giấy khen, kết quả đánh giá năng lực
Trong một khoảng thời gian làm việc ở công ty cũ, thật đáng tự hào nếu bạn nhận dược bằng khen hay kết quả đánh giá năng lực tốt. Đừng ngần ngại thêm vào trong hồ sơ phỏng vấn để chứng minh khả năng và thành tích của bạn trong công việc nhé!
Hợp đồng lao động cũ
Một nhà tuyển dụng khá kỹ càng sẽ thêm yêu cầu về hợp đồng lao động cũ trong phần mô tả công việc và yêu cầu chuẩn bị trước buổi phỏng vấn, bởi nó có thể chứa nhiều thông tin cần bảo mật của công ty cũ. Do đó, bạn cần cân nhắc và xem xét thận trọng trước khi kèm theo loại giấy tờ này.
III. Các giấy tờ bổ sung nên mang theo
Ngoài những giấy tờ chính yếu, có một số giấy tờ bổ sung mà bạn nên chuẩn bị sẵn sàng khi đi phỏng vấn để tránh bị bất ngờ trong trường hợp như sau:
Giấy khám sức khỏe (nếu có yêu cầu)
Ngày nay, hầu hết các nhà tuyển dụng đều yêu cầu bạn mang theo giấy khám sức khỏe để chứng minh rằng bạn đủ điều kiện sức khỏe để có thể làm việc offline tại công ty. Nhưng một khía cạnh nào đó, trong lần phỏng phấn đầu tiên, nếu nhà tuyển dụng yêu cầu thì bạn mang theo. Nếu không, bạn không cần mang trong hồ sơ phỏng vấn vì nhà tuyển dụng vẫn còn đang trong thời gian cân nhắc vị trí của bạn.
Phiếu lý lịch tư pháp
Đôi khi, các công ty cũng có thể yêu cầu bạn mang theo phiếu lý lịch tư pháp để chứng minh rằng bạn không có tiền án tiền sự. Đặc biệt, một số ngành nghề liên quan đến Đảng và Nhà Nước sẽ cần như: công an, giáo viên, bộ đội, lính hải quân….
Giấy giới thiệu nhân thân (nếu có)
Trong xã hội hiện đại văn minh, không hẳn có giấy giới thiệu thân nhân là cơ hội của bạn cao hơn các ứng viên khác, mà nó còn dựa vào kỹ năng và thực lực của chính bản thân. Nếu bạn có người thân làm việc tại công ty mà bạn đang ứng tuyển, hãy xin giấy giới thiệu từ họ để tăng cơ hội được nhận vào công ty.
Thư giới thiệu của cá nhân/tổ chức (nếu có)
Thư giới thiệu là một điểm mạnh giúp nhà tuyển dụng đánh giá bạn là một người thực sự có năng lực và được sếp cũ đề cao, từ đó cơ hội ứng tuyển tại công ty mới sẽ dễ dàng hơn. Một số bạn trẻ mới ra trường có thể nhờ vào những công ty thực tập để viết thư giới thiệu cho mình hoặc mentor phụ.
IV. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
Sau khi đã biết được những giấy tờ cần thiết trong hồ sơ phỏng vấn, hãy cùng xem những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ cho buổi phỏng vấn:
Sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp trong túi hồ sơ
Để tăng thiện cảm từ nhà tuyển dụng, hồ sơ của bạn không bị lộn xộn và khó tìm kiếm trong quá trình phỏng vấn, các giấy tờ nên được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp trong túi hồ sơ. Điều này cũng sẽ giúp bạn dễ dàng trình bày và trả lời câu hỏi khi được nhà tuyển dụng yêu cầu. Bạn có thể sắp xếp túi hồ sơ theo trình tự cơ bản từ trên xuống dưới như:
- CV và thư xin việc
- Bằng cấp, chứng chỉ
- CMND/CCCD/ Hộ Khẩu
- Giấy khen và các bằng cấp liên quan
Mang theo bản gốc và photo công chứng các giấy tờ quan trọng
Lưu ý nhỏ để đề phòng khi đi phỏng vấn, bạn luôn mang theo bản gốc và bản sao công chứng của các giấy tờ quan trọng trong hồ sơ của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tránh bị mất giấy tờ trong quá trình di chuyển cũng như cách để chứng minh tính chính xác và đầy đủ hồ sơ phỏng vấn của bạn.
Kiểm tra kỹ để đảm bảo đầy đủ, chính xác
Trước khi đi phỏng vấn, hãy kiểm tra kỹ hồ sơ của mình để đảm bảo rằng không thiếu sót bất kỳ giấy tờ nào. Tập thói quen cẩn thận và tránh các sai sót không đáng có, chắc chắn rằng tên và thông tin cá nhân của bạn đều đúng và chính xác trên các giấy tờ này.
Chuẩn bị sẵn câu trả lời nếu được hỏi về hồ sơ
Trong quá trình phỏng vấn, có thể nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn về các thông tin trong hồ sơ của bạn. Bạn nên nhanh trí chuẩn bị sẵn trả lời một cách khéo léo cho những câu hỏi này, như vậy sẽ giúp bạn tự tin hơn và chứng minh tính xác thực của hồ sơ.
V. Laptop hoặc thiết bị yêu cầu đặc thù
Đối với công ty khắt khe có nhiều vòng sơ tuyển, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu bạn mang theo laptop hoặc các thiết bị đặc thù khác khi đi phỏng vấn ở vòng cuối cùng (khi bạn đã vượt qua nhiều ứng cử viên khác). Điều này có thể là để kiểm tra kỹ năng của bạn trong việc sử dụng các công cụ công nghệ hoặc để xem các ví dụ của bạn trong quá trình làm việc.
Mang theo laptop nếu cần thiết cho buổi phỏng vấn
Luôn luôn mang tinh thần của một chiến binh đối mặt với tất cả tình huống mà nhà tuyển dụng đưa ra. Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn những câu hỏi về năng lực hoặc yêu cầu test năng lực trực tiếp trong lúc phỏng vấn. Những lúc như vậy, bạn sử dụng một máy tính sách tay sẽ thể hiện bạn là một người chu đáo và thông minh.
Các thiết bị cụ thể theo yêu cầu của nhà tuyển dụng
Một số thiết bị cụ thể như bút chì, giấy trắng, CV, giấy khám sức khỏe. Bạn có thể liên hệ để hỏi trước nhà tuyển dụng xem mình cần đem theo những gì trước khi đến phỏng vấn. Tùy thuộc vào lĩnh vực, như ngành thiết kế thì hẳn là một chiếc bút chì, một chiếc laptop để show thiết kế hay một video thì không thể nào thiếu.
VI. Trang phục
Trang phục là một yếu tố gây ấn tượng đầu tiên khi bạn bước vào cánh cửa phỏng vấn. Do đó, hãy lựa chọn trang phục lịch sự, gọn gàng và nghiêm túc để có thiện cảm tốt với nhà tuyển dụng.
Trang phục lịch sự, gọn gàng, nghiêm túc
Trong buổi phỏng vấn đầu tiên việc chuẩn bị trang phục là yếu tố quan trọng quyết định mức độ trang trọng và nghiêm túc của bạn khi đến với vị trí của nhà tuyển dụng. Hãy chuẩn bị một chiếc áo sơ mi trắng và quần tây kèm theo giày. Tránh trang phục quần Jeans áo thun và những trang phục đơn giản mà bạn hay đi chơi. Một số lưu ý khi chọn lựa trang phục như sau:
– Tránh trang phục quá cầu kỳ, hở hang.
– Ưu tiên trang phục tông màu nhã nhặn.
– Nên chọn áo có cổ và không quá nhăn.
Tránh các kiểu trang phục quá cầu kỳ, hở hang
Các bạn trẻ mới ra trường, đặc biệt là Gen Z có tính cách nổi loạn bên trong. Do đó, bạn nên tiết chế và tránh lựa chọn các set đồ quá cầu kỳ, hở hang khi đi phỏng vấn.
Thay vào đó, bạn nên chọn trang phục lịch sự, kín đáo và nghiêm túc. Cụ thể:
- Không nên mặc áo phông, quần jean hoặc váy ngắn khi đi phỏng vấn.
- Hạn chế đeo quá nhiều nữ trang vì có thể gây xao lãng cho nhà tuyển dụng.
- Nữ giới nên trang điểm nhẹ nhàng, tránh son môi đậm và đi giày cao gót quá mức.
Lựa chọn trang phục phù hợp sẽ giúp bạn tự tin và thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng ngay từ lần đầu gặp mặt. Đây chính là bước chuẩn bị quan trọng giúp tạo ấn tượng tốt đẹp cho buổi phỏng vấn sắp tới.
Chú ý vệ sinh, là ủi quần áo trước khi đi phỏng vấn
Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ, chọn trang phục phù hợp cũng là điều cần lưu ý khi chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn. Các bạn sinh viên cần đảm bảo rằng quần áo mình mang đi phỏng vấn luôn sạch sẽ, gọn gàng và không nhăn nhúm.
Để làm được điều này, bạn nên:
– Giặt sạch và là ủi thật phẳng phiu bộ trang phục trước ngày phỏng vấn ít nhất một ngày. Không nên mặc quần áo vừa giặt vì dễ bị nhăn.
– Nếu có vết bẩn trên quần áo thì nên tìm cách tẩy sạch ngay khi vừa phát hiện. Không để vết bẩn cứng đầu lâu ngày.
– Kiểm tra kỹ cà vạt, giày, túi xách có để lại vết bẩn, khói, mùi hôi không trước khi đi.
VII. Tác phong và thái độ
Cuối cùng, hãy nhớ rằng tác phong và thái độ của bạn cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình phỏng vấn. Có thể kỹ năng bạn còn thiếu sót và cần được trao dồi thêm, nhưng tác phong lịch sự và thái độ cầu tiến cho thấy bạn là người ham học hỏi và phát triển tốt sau này.
Tác phong nhã nhặn, lễ phép
Khi chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn, các bạn sinh viên cần lưu ý rèn luyện tác phong lịch sự và nhã nhặn. Cụ thể:
– Luôn chào hỏi lễ phép khi gặp nhà tuyển dụng, không nên bắt tay quá chặt hoặc quá lỏng.
– Ngồi thẳng lưng, không vắt chân chồng chân khi ngồi. Tránh cử chỉ thiếu lịch sự như ngáp dài, sờ mũi, gãi đầu…
– Nói chuyện nhỏ nhẹ, không nên cười đùa ồn ào hay cãi lại nhà tuyển dụng.
Rèn luyện tác phong lịch thiệp sẽ tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng ngay từ lần gặp đầu tiên, bạn nhé!
Thái độ tự tin, nhiệt tình và chân thành
Thái độ tích cực, hào hứng sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng ngay từ vòng phỏng vấn đầu tiên. Vì vậy, các bạn sinh viên cần thể hiện thái độ:
– Tự tin khi trả lời câu hỏi nhưng không được tỏ ra kiêu ngạo, hống hách.
– Nhiệt tình trả lời các câu hỏi của nhà tuyển dụng, cho thấy sự quan tâm đến công việc.
– Mỉm cười cho thấy lối sống tích cực, tránh gương mặt ủ rũ và buồn bã
– Thật thà và chân thành, không nên đưa ra câu trả lời theo kiểu đoán mò. Nếu không biết câu trả lời thì nên thừa nhận.
Giữ bình tĩnh, tập trung vào câu trả lời
Nếu nhà tuyển dụng dành thời gian để phỏng vấn bạn, cho thấy rằng họ coi trọng và thấy được tìm năng của bạn. Trong quá trình phỏng vấn, các bạn cần:
– Giữ bình tĩnh, không để bị động hoặc mất tập trung bởi sự lo lắng. Hãy xem đây như một cuộc trò chuyện thân thiện.
– Tập trung vào từng câu hỏi của nhà tuyển dụng để đưa ra câu trả lời chính xác, không lạc đề.
– Không kể lể, dài dòng và lang man, tránh mất thười gian của nhau.
– Không nên đoán mò câu trả lời nếu chưa hiểu rõ câu hỏi. Hãy lặp lại hoặc xin nhà tuyển dụng giải thích rõ hơn.
Biết lắng nghe và không ngắt lời người phỏng vấn
Biết lắng nghe sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn với người đối diện. Trong đời sống hằng ngày cũng vậy, một người nói thì phải có một người lắng nghe. Nay cử chỉ này càng được chú ý trong các buổi phỏng vấn, do đó bạn nên tập thói quen:
– Luôn chú ý lắng nghe nhà tuyển dụng, không ngắt lời giữa chừng hoặc đoán trước câu hỏi.
– Đợi cho đến khi nhà tuyển dụng dứt câu hỏi mới trả lời, không nên vội vã cắt ngang.
– Nếu có ý kiến bổ sung, hãy ghi chú lại để nêu sau khi trả lời xong câu hỏi đang được đặt ra.
Chuẩn bị một bộ hồ sơ phỏng vấn chỉn chu, chuyên nghiệp và đầy đủ các giấy tờ liên quan là vô cùng quan trọng, giúp ứng viên tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Các bạn nên chú ý các yếu tố như hồ sơ pháp lý, bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm, giấy tờ tùy thân và một số giấy tờ bổ sung theo yêu cầu của công ty. Bên cạnh đó, trang phục lịch sự, tác phong nhã nhặn và thái độ tự tin, chuyên nghiệp cũng góp phần quan trọng vào thành công của buổi phỏng vấn. Chúc các bạn trúng tuyển và thành công trong sự nghiệp!
Tác giả
